Организация и проведение конференций в Одессе

Ежегодно Одесса принимает десятки деловых, образовательных, культурных, научных мероприятий: от специализированных выставок до глобальных международных фестивалей и форумов. Она по праву считается одним из центров развития предпринимательства и инноваций в Украине.

Это неудивительно: для такой задачи, как проведение конференций, Одесса подходит как нельзя лучше. Город с теплым климатом, богатым промышленным потенциалом, развитой туристической инфраструктурой, обширной базой размещения создает все условия для того, чтобы гости могли сосредоточиться на обсуждении и поиске важных для них профессиональных решений.

Планирование конференции: факторы успеха

Прежде чем планировать любое мероприятие, необходимо ясно представлять для себя его задачи и целевую аудиторию. Может быть, вы решите собрать в одном времени и пространстве ведущих гуру интернет маркетинга, пригласить к участию представителей бизнеса или вовлечь в мозговой штурм мастеров по созданию игрового контента. Понимать это важно потому, что в дальнейшем концепция будет строиться именно на ваших планах и ожиданиях участников.

Когда замысел готов, переходим непосредственно к подготовке:

1. Выбираем дату и место;
2. Готовим содержательное наполнение, приглашаем спикеров, формируем программу;
3. Разрабатываем рекламно-информационные материалы, планируем продвижение;
4. Ищем надежных подрядчиков, заключаем соглашения;
5. Рассылаем информационные письма;
6. Заказываем сувенирную продукцию, печать раздаточных материалов;
7. Принимаем заявки, организуем проживание, трансфер гостей и т.д.

Как видите, еще до того, как конференция перейдет в свою финальную стадию, идет в прямом смысле титанический труд, от которого зависит успех всего плана. Поэтому целесообразнее, если организацией конференций в Одессе будет заниматься компания, знающая изнутри деловую среду города, заслуживающих доверие подрядчиков и наиболее подходящие площадки.

Основные принципы выбора агентства

Выбирая организатора, обращайте внимание прежде всего на его опыт и репутацию. Идеально, если вам удастся наладить контакт с прежними или постоянными клиентами фирмы и получить информацию о ее деятельности из первых уст.

Также ценным помощником станет портфолио – его содержание, подборка проектов, оформление, фотографии с места события наглядно продемонстрируют уровень специалистов и их подход к делу.

При этом нужно понимать, что редко когда главная услуга агентства – именно проведение конференций: Одесса – прекрасное место для романтичных свадебных церемоний, креативных тимбилдингов, детских праздников. Поэтому при выборе организатора ориентируйтесь главным образом на профессионализм. Когда вас слышат, вносят конкретные и четкие предложения, соблюдают прозрачность расходов, в срок выполняют обещания – это лучший залог сотрудничества.

И наконец, важная лакмусовая бумажка добросовестного партнера – его контакты. Серьезное агентство работает только с настоящими профессионалами (типографией, кейтрингом, фотостудией). И если вам рекомендуют службу, вызывающую множество нареканий, это повод засомневаться в совместном ведении дел.

В сфере профессиональных интересов event-агентства Sweet-art – организация образовательных, научных и бизнес-мероприятий различного уровня. Среди них:

— тренинг;

— семинар;

— конференция;

— круглый стол;

— мастер-класс и другие.

Доверяя нам разработку и подготовку мероприятия, вы получаете в свое распоряжение настоящих профессионалов своего дела.